ddm Ausgabe 3 | 2018

ddm | Ausgabe 3 | 2018 65 Schritt 1: Aller Anfang ist schwer Zu Beginn sollten Sie Ihren Auftrag klären. Es ist beispielsweise nicht im Sinne des Managementsystems der DSGVO, dass Sie den Datenschutz komplett neu erfinden. Spa- ren Sie sich deshalb die doppelte Arbeit, indem Sie beispielsweise auf Umsetzungshilfen (z. B. LDA Bayern) zurückgreifen. Definieren Sie das Projekt Halten Sie in einer Projektdefinition fest, was das Projekt für Sie beinhaltet. Berücksich- tigen Sie hierbei: Projekte sind zeitlich befristet, innovativ, risikobehaftet und verfügen über eine erhebliche Komplexität. Formulieren Sie den Projektauftrag Der Projektauftrag ist das Kerndokument, auf dem Sie alles, was Sie zu einem späteren Zeitpunkt tun, aufbauen. Inhalte des Projektauftrages sollten sein: Projektbezeichnung Projektziel Nicht-Ziele Start- und Endtermine Projektorganisation: Wer ist wann zuständig? Hinter der Projektorganisation steckt die Benennung von Verantwortlichen und Zustän- digkeiten. Sie führt alle Personen auf, die tatsächlich an diesem Projekt mitarbeiten. Schritt 2: Die Projektplanung ist das A und O Nachdem der Projektleiter bestellt ist, die Ressourcenplanung steht, und Sie wissen, ob Sie externe Unterstützung zur Einführung der DSGVO einkaufen möchten, geht es an die Grobplanung. Dazu bietet sich die Teilnahme des kompletten Projektteams an einem Workshop zur DSGVO an. Neben der thematischen Einführung für alle Beteiligten geht es um die Erstellung des Projektstrukturplans, in welchem die einzelnen Arbeitspakete definiert sowie die entsprechenden Zuständigkeiten und der Kostenplan hinzugefügt werden. Die einzelnen Projektschritte sollten regelmäßig überprüft werden. Auch die Risikoanalyse sollten Sie nicht vergessen. Zu einer ausführlichen Planung gehört auch die vorherige Durchführung eine Soll-Ist-Analyse. Hierzu bietet sich eine Mischform aus Interviews und Fragebögen sowie internen Audits an. Als Ergebnis sollte in dieser Phase eine ausführliche Dokumentation Ihrer Arbeit hervorgehen. Diese ist für die Projektum- setzung von großer Bedeutung. Für den Aufbau können Sie sich an nachfolgendem Beispiel orientieren, dass Sie ggf. noch spezifizieren: 1. Zusammenfassung/Executive Summary 2. Projektbeschreibung/Grundsätzliches (bedienen Sie sich hier der bereits erstellten Projektbeschreibung): a. Einführung in das Thema b. Projektauftrag c. Vorgehensbeschreibung d. Aufbau der Dokumentation 3. Rechtliche Grundlagen der DSGVO 4. Analyse des Iststandes (z. B. als Tabelle darstellbar) a. Anforderungen DSGVO b. Ergebnis aus Audits/Interviews c. identifizierte Abweichung d. Bewertung (Farben-/Ampelsystem) Hauptaufgaben Projektteam Unterschrift von Projektauftraggebern 12.–13.10.2018 MESSE STUTTGART 28. – 29.09.2018 LEIPZIGER MESSE Innovationen, Fortbildung, Beratung: Die wichtigsten Dental-Fachmessen in Südwest- sowie Mittel- und Ost- deutschland decken alle Themen ab, die Ihre Branche bewegen. Informieren Sie sich schnell und kompakt über: • Prophylaxe • Hygiene • Praxisführung • und vieles mehr Mehr Informationen unter: www.fachdental-suedwest.de www.fachdental-leipzig.de Eintrittskarten- Gutscheine erhalten Sie von Ihrem Dental-Depot!