ddm Ausgabe 1 | 2018

ddm | Ausgabe 1 | 2018 43 New Media Finden Sie den Mittelweg! Ein Projekt ohne Planung wird nicht funktionieren, aber überplanen Sie nicht. Finden Sie die Balance zwischen Stabilität und Flexibilität. Schritt 1: Aller Anfang ist schwer Zu Beginn sollten Sie Ihren Auftrag klären. Es ist beispielsweise nicht im Sinne des Management- systems der DSGVO, dass Sie den Datenschutz komplett neu erfinden. Sparen Sie sich deshalb die doppelte Arbeit, indem Sie beispielsweise auf Umsetzungshilfen (z. B. LDA Bayern) zurück- greifen. Definieren Sie das Projekt. Halten Sie in einer Projektdefinition fest, was das Projekt für Sie beinhaltet. Berücksichtigen Sie hierbei: Projekte sind zeitlich befristet, innovativ, risikobehaftet und verfügen über eine erhebli- che Komplexität. Formulieren Sie den Projektauftrag Der Projektauftrag ist das Kerndokument, auf dem Sie alles, was Sie zu einem späteren Zeitpunkt tun, aufbauen. Inhalte des Projektauftrages sollten sein: • Projektbezeichnung • Projektziel • Nicht-Ziele • Start- und Endtermine • Hauptaufgaben • Projektteam • Unterschrift von Projektauftraggebern Projektorganisation: Wer ist wann zuständig? Hinter der Projektorganisation steckt die Benennung von Verantwortlichen und Zuständigkei- ten. Hier werden alle Personen aufgeführt, die tatsächlich an diesem Projekt mitarbeiten. Schritt 2: Die Projektplanung ist das A und O Nachdem der Projektleiter bestellt ist, die Ressourcenplanung steht und Sie wissen, ob Sie externe Unterstützung zur Einführung der DSGVO einkaufen möchten, geht es an die Grob- planung. Dazu bietet sich die Teilnahme des kompletten Projektteams an einem Workshop zur DSGVO an. Neben der thematischen Einführung für alle Beteiligten geht es um die Erstellung des Projektstrukturplans, in welchem die einzelnen Arbeitspakete definiert sowie die entspre- chenden Zuständigkeiten und der Kostenplan hinzugefügt werden. Die einzelnen Projekt- schritte sollten regelmäßig überprüft werden. Auch die Risikoanalyse sollten Sie nicht vergessen. Zu einer ausführlichen Planung gehört auch die vorherige Durchführung eine Soll-Ist-Analyse. Hierzu bietet sich eine Mischform aus Interviews und Fragebögen sowie internen Audits an. Als Ergebnis sollte aus dieser Phase eine ausführliche Dokumentation Ihrer Arbeit hervorgehen. Diese ist für die Projektumsetzung von großer Bedeutung.