Tipps und Tricks zum Datenhandling

Einleitung

Wenn man heutzutage über Datenverwaltung und -sicherheit spricht, denkt man unwillkürlich an Nachrichten von Datendiebstählen bei großen Online-Unternehmen wie Yahoo, Telekom, Dropbox oder dem Deutschen Bundestag. Das Wort „Datensicherheit“ wird verbunden mit Begriffen wie „Internet“ oder „Online“. Im Zusammenhang mit der eigenen Zahnarztpraxis spielt die besondere Schutzwürdigkeit der Patientenakten und ein möglicher Missbrauch dieser Daten durch Angriffe über das Internet eine große Rolle. Tatsächlich jedoch liegt das größte Risiko für die digitalen Praxisdaten in ihrem Verlust durch unbeabsichtigtes Löschen, Verschlüsselungstrojanern, defekten Festplatten, alternden Archivierungsdatenträgern oder dem physischen Diebstahl der EDV Geräte (wobei es die Diebe meist auf die Geräte an sich – weniger auf die Daten selbst abgesehen haben).

Dieser Artikel soll Ihnen helfen, gemeinsam mit Ihrem IT Dienstleister ein langfristig tragfähiges Konzept zur IT Infrastruktur und Datensicherheit zu entwickeln und so Ihre IT Systeme zu einem effizienten und nützlichen Teil Ihres Praxisworkflows zu machen.

Die richtige Infrastruktur für Ihren Bedarf

Ohne PC geht es praktisch in keiner Praxis mehr. Spätestens wenn es um digitale Bildgebung mit intraoralen Röntgenbildern mittels Speicherfolienscanner oder Sensoren geht, digitale Panoramaschichtaufnahmen oder 3D-Röntgen, ist ein IT Netzwerk in der Praxis notwendig.

Bei der Planung dieser Infrastruktur werden meiner Erfahrung nach gerne der wirkliche Bedarf und die Auswirkungen mancher Entscheidungen auf die tägliche Praxis übersehen. Lassen Sie mich dies anhand eines Beispiels erläutern:

Eine Praxis hat bislang mit Film geröntgt und nur die Patientenakte in einem Abrechnungsprogramm digital geführt. Dazu gibt es einen „Hauptrechner“ mit einer Desktop Windows Version an der Rezeption und in den drei Zimmern PCs, die nicht über eine Netzwerkverkabelung, sondern über das sichere WLAN des Internetrouters mit dem Hauptrechner verbunden sind. Die PCs sind drei Jahre alt. Die tägliche Datensicherung wird zum Arbeitsende mit der Verwaltungssoftware durchgeführt und auf einer externen Festplatte gespeichert. Nach der ca. zehn Minuten dauernden Datensicherung wird die externe Festplatte in einen feuerfesten Safe gelegt und alle PCs in der Praxis ausgeschaltet.

Die Praxis möchte nun auf digitales Röntgen inkl. 3D-DVT umsteigen. Bis auf einen neu anzuschaffenden, leistungsfähigen PC im Röntgenraum, erfüllen im Prinzip alle PCs die technischen Anforderungen der neuen Röntgensoftware.

Bei einer oberflächlichen Analyse der Gegebenheiten in der Praxis könnte man sagen, dass lediglich ein neuer Röntgen-PC (mit Befundungsmonitor) gekauft werden muss. Schaut man jedoch genauer hin, erkennt man einiges, auf das der Anbieter das Praxisteam hinweisen sollte.

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